Levantamiento de Informacion

Estudio del sistema actual

En todo caso lo que se pretende en intentar conocer cómo opera el sistema actual y efectuar los cambios necesarios de manera sistemática para lograr mejorar, o sustituir el sistema.
Para llevar a cabo un trabajo de esta naturaleza se necesita tener una pauta de operación; ninguna organización es igual a otra, ya que aún cuando tengan las mismas estructuras, el elemento humano dentro de ellas las hace diferentes ya que introduce elementos conductuales y de comportamiento que le confieren ese carácter distintivo a la organización.
Así que para poder modificar un sistema o subsistema organizativo es necesario determinar cómo opera el sistema actual.

El levantamiento de información es el proceso mediante el cual el analista recopila datos e información de la situación actual de un sistema, con el propósito de identificar problemas y oportunidades de mejora.

Para recopilar esta información se pueden utilizar diferentes métodos e instrumentos tales como:

  * Entrevistas.
  * Observación de actividades
  * Cuestionarios (Encuestas)
  * Inspección
  * Simulación

Entrevista: Consiste en una conversación dirigida con un propósito específico y se basa en un formato de preguntas y respuestas para conocer aspectos como: metas de la organización, metas personales, su opinión, procedimientos formales e informales. Existen diferentes modalidades de entrevistas; entre las más importantes en el trabajo de sistemas pueden mencionarse:

    * La entrevista estructurada
    * La entrevista no estructurada

La entrevista estructurada: Constituye un interrogatorio, para el cual se ha preparado

previamente un conjunto de preguntas, las preguntas se formulan siempre en el mismo orden y en los mismos términos, el interrogador anota las respuestas en forma textual o atendiendo a un código.
La entrevista no estructurada: deja al entrevistado mayor margen de libertad e iniciativa, se utilizan preguntas abiertas, no hay formas estándar.
Generalmente al iniciar el estudio de un sistema se usa la entrevista no estructurada con los niveles directivos más altos, para detectar algunos aspectos importantes que permitan posteriormente elaborar el listado de tópicos para una entrevista estructurada.
Para efectuar la entrevista deben tenerse en cuenta algunos detalles importantes a saber:
En el contacto inicial, establezca una atmósfera agradable y de confianza, no adopte postura de sabelotodo ni de experto. Es necesario lograr la colaboración del entrevistado y no el rechazo.
Aun cuando la entrevista sea estructurada es recomendable hacerles preguntas de una manera aparentemente informal, que el entrevistado no se sienta interrogado, el entrevistador debe evitar hacer gestos o expresiones que impliquen reprobación, critica, sorpresa.
Las preguntas deben hacerse en un tono natural y aun cuando se tenga el cuestionario (cedula) de preguntas como referencias, evite el tono de lectura o interrogatorio.
Se debe mantener el orden de las preguntas de acuerdo al cuestionario. (Esto no es válido para la entrevista no estructurada)
Se debe dar a la persona entrevistada, suficiente tiempo para pensar la respuesta.
Para pasar de conjunto de preguntas a otro:
Se recomienda usar frases de transmisión tales como; "muy bien", "bueno", continuando con….".
Las preguntas deben reunir el requisito de ser neutras, ejem.: ¿Qué opina ud. sobre?, ¿Cuál es su idea acerca del punto?, ¿Cómo explicaría ud. la situación?

Para registrar las respuestas a la entrevista se recomienda:

  * Tener el cuestionario en una posición que permita escribir y hace anotaciones sin distraerse.
  * Disponer los elementos de modo que pueda dominar visualmente al entrevistado y la encuesta.
  * Anotar todo aquello que pueda ser útil posteriormente, gestos, signos, de admiración, etc.
  * Al concluir la entrevista debe dejarse establecido si habrá otras entrevistas.

La entrevista será para la persona que trabaja en sistemas, un auxiliar poderoso para revelar información acerca de procesos y procedimientos.

Cuestionario (encuesta): el cuestionario en sistema puede ser utilizado como ayuda o complemento de las entrevistas y observaciones personales.
Los cuestionarios se clasifican de diferentes formas de acuerdo a variados criterios, así encontramos que de acuerdo a la presencia o no del encuestado hay:

Indicaciones sobre cuestionarios: en la elaboración de cuestionarios es recomendable:

  * Incluir sólo preguntas relacionadas con el problema.
  * No redundar incluyendo preguntas cuyas respuestas se pueda obtener en otras fuentes con más exactitud.
  * Las preguntas deben ser de fácil comprensión.
  * Las preguntas deben guardar secuencia lógica.
  * Las preguntas no deben ser muy numerosas, sobre todo cuando las encuestas van dirigidas a usuarios responsables o usuarios dueños ya que estos carecen de tiempo para responder cuestionarios.

 

  * Se pueden utilizar preguntas de control, (especialmente en las entrevistas no estructuradas) para verificar la veracidad de determinadas respuestas.
Ventajas y limitaciones del cuestionario: entre las ventajas se pueden mencionar:

  * Menor costo que la entrevista y otras técnicas.
  * Menores gastos y uso del personal y mayor cobertura respecto al número de personas y área física.
  * Menor peligro de distorsión en las respuestas, así como mayor tiempo para reflexionar los mismos.

Entre las limitaciones se pueden mencionar:

  * No se pueden solicitar aclaratorias a ciertas respuestas.
  * Dificultades para verificar la información.
  * Pueden haber un gran número de cuestionarios no respondidos.

Dada la importancia y frecuencia con la que se utilizan los cuestionarios (y encuestas) como instrumentos de levantamiento de información, es recomendable examinar cada pregunta del cuestionario previamente antes de su aplicación, a través de interrogantes sobre el contenido, forma y orden de las preguntas y algunas sobre las posibles respuestas.

Observación de actividades: los métodos de revelamiento de información se pueden dividir en estáticos y dinámicos, se denomina estáticos aquellos en los que las personas dicen lo que hacen, este es un corte estático de sus actividades, el cuestionario también es un método estático, sin embargo el revelamiento a través de la observación directa o la simulación es un revelamiento dinámico, por cuanto se obtiene lo que realmente hace la persona en cada caso.

La observación puede tener varias modalidades.
Una de esas

modalidades es la observación general: es aquella en la cual se pretende obtener una visión global del medio ambiente del sistema, en este tipo de observación si se revela información sobre factores como:

  * Movimiento del personal y documentos en general.
  * Tipos de maquinas y equipos de uso.
  * El ritmo de trabajo.
  * El nivel de desperdicio, de tiempo y recursos y sus posibles causas.
  * Número de asesores en el área.
  * Algunas apreciaciones sobre imprevistos y los problemas que pueden surgir.
  * Evaluar el grado en el cual un procedimiento se está llevando a cabo y cuáles son los factores que posiblemente requieran atención especial.

Otro tipo de observación: es la que se lleva a cabo sobre un personal seleccionado, ejemplo sobre los vendedores, los oficinistas, el personal de almacén, profesores, bedeles, o sobre aquel que labora en cualquier otra actividad específica.
En este tipo de observación se tratará de determinar:

La cantidad de tiempo perdido usado en cada tarea o actividad.

  * Tiempo usado en llevar formularios.
  * Tiempo empleado en el uso del teléfono.
  * Tiempo usado en traslados y otros movimientos.
  * Tiempo usado en tareas de archivos.

Este tipo de observación no implica medición de tiempos y movimientos como se utiliza en estudios de eficiencia, ya que en ese tipo de estudios se trata de determinar estándares de tiempo para cada operación, en la observación de la que aquí se trata lo que se pretende es obtener un valor aproximado de cuan productivo es un trabajador o una tarea, cuál es la estructura u organización de trabajo de una unidad administrativa, si hay superposición o traslape en las tareas, funciones y cuán importante es la cantidad de tiempo dedicada a cada tarea o actividad.
El tercer tipo de observación es el de la ruta o camino que sigue un documento o forma, qué pasos sigue, a qué procesos es sometido y por quién, en esta parte encontraremos un valioso auxiliar en los gráficos y diagramas.
Algunas características de este método de observación son:

  * Hay menos posibilidad de perder o dejar de observar actividades relacionadas con formas (formularios), ejemplo: chequear, analizar, calcular, archivar, etc.
  * Las unidades administrativas a través de las cuales pasa la forma, están identificadas y es posible establecer las idas y venidas e incluso medir los espacios recorridos.
  * Las demoras y retardos pueden ser determinadas y computadas.
  * Es más fácil identificar la fuente y el destino final de cada documento.

Inspecciones: las inspecciones consiste en revisar (previo permiso de las instancias correspondientes) otras fuentes de información como:

  * Reportes periodísticos (memorando y cuentas).
  * Reporte de auditoría.
  * Recortes de prensa.
  * Record de cantidad.
  * Sugerencias de los empleados.
  * Quejas de usuarios y clientes.
  * Organigramas (reales y aparentes).
  * Estructuras de control.
  * Archivos y manuales, etc.